Tämä on Lapin Jousi RY:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen  jäsen-, tiedotus- ja tapahtumajärjestämisen henkilötietorekisterien tietosuojaseloste. Laadittu 25.2.2025. Viimeisin muutos 19.3.2025.

1.Rekisterinpitäjä

Lapin Jousi RY,

Alakorkalontie 5,

96300 Rovaniemi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Aleksi Ollonen, Lapin Jousi RY:n puheenjohtaja

puheenjohtaja@lapinjousi.fi

0407511520

3.Rekisterin nimi

Jäsen-, tiedotus- ja tapahtumajärjestämisen henkilötietorekisteri

4.Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä.

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien järjestämisessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu sekä rekisteröidyn suostumus. Lasten henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että vanhempainvastuunkantaja on antanut tähän nimenomaisen suostumuksensa tai valtuutuksensa.

5.Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: 

–              Etu- ja sukunimi

–              Osoitetiedot ja kotipaikka

–              Rekisteröidyn syntymäaika

–              Rekisteröidyn sähköpostiosoite

–              Rekisteröidyn puhelinnumero

–              Rekisteröidyn jäsenlaji sekä jäsenyyden kesto

–              Rekisteröidyn luottamustehtävä yhdistyksessä

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Huomioi myös, että tietojen varmuuskopiointi vaikuttaa poistettujen tietojen lopulliseen poistumiseen tietojärjestelmistä. Tarkista tarvittaessa rekisterijärjestelmän palveluntarjoajalta (esim. sopimuksesta tai käyttöehdoista) kuinka kauan palveluntarjoaja säilyttää poistettuja tietoja varmuuskopioissa.

Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien toteuttamiseksi kerättyjä henkilötietoja säilytetään korkeintaan kymmenen vuotta kirjanpidon lakisääteisten velvoitteiden johdosta. Tapahtumiin liittyviä henkilötietoja voidaan salata, anonymisoida ja pseudonymisoida mahdollistaen pitkäaikaisen säilyttämisen tilastollisia tarkoituksia varten. Soveltuvin osin tapahtumien järjestämiseen kerätyt henkilötiedot poistetaan korkeintaan kahden vuoden kuluessa tietojen keräämisestä, jos joku muu lakisääteinen velvoite ei edellytä yhdistystä säilyttämään tietoja.

6.Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään hänen suostumuksellaan.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse tai puhelimitse.

7.Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

8.Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden vastuutehtäviin se kuuluu.

9.Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

10.Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).